Back to Kompasiana
Artikel

Internet

Ferry Silitonga

My life = psychology + movies + musics

Simpan Dokumen dengan Aman di “Google Document”

HL | 24 February 2012 | 07:31 Dibaca: 3895   Komentar: 52   4

Beberapa waktu yang lalu teman datang dengan keluhan bahwa semua datanya rusak, termasuk file berbentuk Microsoft Word diserang virus sehingga tidak bisa dibuka. Sadisnya lagi, semua softcopy data skripsinya habis dimakan virus dan tidak bisa dibuka, akhirnya dia harus mengulang kembali mengetik semuanya dari awal.

Kejadian seperti yang dialami temanku di atas bisa terjadi kapan pun tanpa bisa kita prediksi karena kita tidak tahu cara virus yang berkembang biak semakin canggih, kecuali kita memang bekerja dengan sangat “aman”, tidak mengunduh sembarangan dan memakai anti virus super canggih berbayar.

Jadi, salah satu tips aman untuk mengakali kemungkinan terburuk tersebut, rajin-rajinlah untuk selalu membuat back up semua data, apalagi data-data yang sangat penting. Back up data bisa dilakukan dengan secara berkala membakar (burn) semua data yang ingin kita lindungi. Tetapi cara ini kurang praktis dan mahal, butuh waktu dan memerlukan aplikasi software tambahan.

Selain itu, kita juga bisa menggunakan blog untuk sekedar back up data. Kelebihannya sangat tidak terbatas, praktis, dan murah tetapi punya kelemahan, privasi data kita sangat rentan, bahkan tidak ada yang namanya privasi, alias “telanjang”. Apalagi untuk data-data pribadi yang sangat penting, media ini bukanlah pilihan yang tepat.

Soal masalah keamanan di internet, kita masih punya pilihan store data dibeberapa situs dengan member premium. Kita bisa menyimpan dokumen (data Ms Office), musik, dan video dengan kapasitas puluhan giga, tetapi dengan syarat  berbayar, alias tidak gratis.

Ada cara mudah, praktis, dan tentu saja gratis, serta keamanan maksimal untuk back up data berbentuk dokumen Ms Office, yaitu dengan menggunakan Google Document atau sering disingkat dengan Google Docs. Caranya sangat mudah, yang perlu kita miliki adalah akun email dari Gmail, maka secara otomatis akan terintegrasi dengan Google Docs ini.

Jika email kita sudah aktif, maka prosesnya bisa langsung segera dimulai. Kita bisa langsung klik “Document” di menu bar google.com atau langsung ke alamatnya di docs.google.com. Setelah masuk kita akan diberi beberapa pilihan setting dan tour untuk menggunakan Google Docs ini.

1330061273151732896

Tinggal klik

Kita bisa langsung menggunakan aplikasi ini dengan mengunggah data-data atau dokumen-dokumen yang ingin kita simpan. Cara sangat mudah, dokumen yang ingin kita simpan langsung saja di drag dari foldernya ke Google Docs (langsung di Home atau buat folder sendiri), maka secara otomastis file tersebut akan disimpan.

Sebelumnya akan muncul notifikasi apakah kita ingin menyimpannya tetap dalam bentuk Ms Word (jika file asalnya berbentuk MS Word) atau format Google Docs. Tetapi jika tidak ingin repot format dokumen kita berubah, maka sebaiknya tidak perlu memberikan tanda centang. Maka ketika kita mengunduh dokumen tersebut, akan persis sama seperti format awal yang kita buat.

1330062135540947418

Notifikasi sebelum proses pengunggahan

Setelah kita klik start upload, maka akan muncul kotak proses pengunggahan. Jika proses telah selesai dan berhasil maka akan muncul notifikasi “uploaded”. Kita langsung bisa melihat dokumen tersebut di bagian Home. Jika ingin mengecek dokumen tadi, tinggal diklik namanya, langsung di-review di dalam tab baru dalam format Google Docs.

13300675301426854489

Kotak proses pengunggahan dan sisa memori

Pada kotak ini juga kita bisa melihat kapasitas memori yang tersisa. Google Docs memberikan 1,024 Giga  kapasitas maksimal penyimpanan data. Kapasitas ini termasuk sudah sangat besar untuk penyimpanan dokumen. Jika dihitung-hitung, novel Stephen King “Under The Dome” yang berhalaman 813 Ms Word hanya berukuran 1,16 MB. Maka kalau dikalikan, store Google Docs ini bisa menyimpan 813.000 halaman Ms Word atau 125.000 buah item dokumen. Sangat banyak bukan.

Jika memang store ini tetap masih kurang, maka solusinya adalah membuat akun email Gmail baru. Kita bisa dapat 1 G tempat penyimpanan data lagi.

Soal masalah keamanan, Google Docs, buatan Google tidak perlu diragukan lagi. Penyimpanan ini seaman email kita di Gmail. Ketika aku menyarankan ini kepada teman, mereka sedikit ragu dan khawatir karena jika data mereka diunggah ke internet, maka orang lain dapat dengan mudah mengaksesnya.

13300677561373907923

Klik kotak biru

Tidak perlu takut, karena kita bisa memilih sendiri bentuk privasi yang kita inginkan. Untuk pengamanan maksimal pilihlah “Private”, maka hanya kita sendiri yang bisa dokumen tersebut. Caranya mudah, klik dokumen yang kita pilih. Setelah terbuka, klik kotak biru “Share” di pojok kanan atas. Akan muncul kotak “Sharing Setting”.

133006812814325038713300681971355399015

Jika ingin mengubahnya, klik “Change” kemudian pilih diantara 3 opsi. Untuk keamanan maksimal, pilih “Private” kemudia “Save”. Dokumen kita kan terjaga keamanannya selama email kita tidak dibobol orang lain.

Google docs ini memiliki fitur yang mirip dengan Microsoft Office. Jadi, selain tempat meyimpan data, kita juga bisa menggunakan Google Docs ini sama seperti Microsoft Office. Kita bisa membuat dokumen presentasi berbentuk PPT, olah data berbentuk excel, dan pengetikan biasa dengan format Ms Word, dll. Oleh karena itu sangat membantu pekerjaan yang berhubungan dengan Microsoft Office.

1330068400287986741

PPT dalam Google Docs

Bagiku sendiri, seluruh dokumen yang berbentuk word, PPT, dan excel telah diunggah ke Google Docs ini. Sebagai bentuk  jaga-jaga jika hal yang tidak diinginkan terjadi, mumpung gratis. Semoga bermanfaat dan selamat mencoba…

1330068466281502642

 
Kompasiana adalah Media Warga. Setiap berita/opini di Kompasiana menjadi tanggung jawab Penulis.
Siapa yang menilai tulisan ini?
    -
Processing data ..
Tulis Tanggapan Anda
Guest User


HEADLINE ARTICLES

Johannes Karundeng Mengajari Kami Mencintai …

Nanang Diyanto | | 21 September 2014 | 15:45

Kompasianers Jadi Cantik, Siapa Takut? …

Maria Margaretha | | 21 September 2014 | 16:51

Kaizen dan Abad Indonesia …

Indra Sastrawat | | 21 September 2014 | 15:38

Kucing Oh Kucing …

Malatris | | 21 September 2014 | 16:00

[Daftar Online] Nobar Film “Tabula …

Kompasiana | | 21 September 2014 | 10:33


TRENDING ARTICLES

Pak SBY, Presiden RI dengan Kemampuan Bahasa …

Samandayu | 11 jam lalu

Setelah Ahok, Prabowo Ditinggal PPP dan PAN, …

Ninoy N Karundeng | 12 jam lalu

MK Setuju Sikap Gerindra yang Akan …

Galaxi2014 | 14 jam lalu

Ini Tanggapan Pelatih Valencia B tentang …

Djarwopapua | 20 September 2014 16:34

Kalau Tidak Mau Dirujuk, BPJS-nya Besok …

Posma Siahaan | 20 September 2014 13:00


HIGHLIGHT

Usai Sikat Malaysia, Kali ini Giliran Timor …

Achmad Suwefi | 8 jam lalu

Warisan Dapat Jadi Berkah Untuk …

Tjiptadinata Effend... | 8 jam lalu

Usul Mengatasi Kemacetan ” Kiss and …

Isk_harun | 8 jam lalu

Kakek Moyangku Seorang Pelaut …

Sunu Purnama | 9 jam lalu

Harga Mahasiswa …

Muhammad Nur Ichsan | 9 jam lalu

Subscribe and Follow Kompasiana: